Werkwijze voor systeemcertificatie - milieuzorg

Systeemcertificatie bestaat uit drie hoofdonderdelen : het certificatie-onderzoek, de certificaatverlening en de instandhouding van het certificaat.

Elk van deze drie onderdelen bestaat uit een aantal fasen, hieronder toegelicht.

HET CERTIFICATIE-ONDERZOEK

Het traject dat wordt gevolgd bij het certificatie-onderzoek verloopt als volgt:

1. startmeeting en kennismaking bedrijf
2. opstellen van het werkplan
3. beoordelen van het milieuhandboek.
4. beoordelen van de processen en de milieuborging.
5. eindmeeting
6. verificatie herstelde tekortkomingen
7. voordragen bij de certificatie manager.

Voor het onderzoek is het van belang dat wij uw bedrijf kennen: meer dan alleen uw naam en uw bedrijfsgebouw. Daarom is de eerste fase de kennismaking met de directie, de kwaliteits-manager en de milieucoördinator; de startmeeting. Verder zorgt een korte rondleiding door uw bedrijf voor en goede start van het onderzoek.

2. Opstellen van het werkplan

De aanwezigheid van het management is ook van belang bij de tweede fase: het opstellen van het werkplan. Dit werkplan vormt de basis voor het onderzoek.

Allereerst wordt een matrix gemaakt van uw bedrijfsactiviteiten (zoals "orderontvangst", "expeditie" en "productie 1"). Vervolgens wordt een aantal activiteiten geselecteerd zodat het werkplan kan worden vastgesteld. Dan wordt de samenstelling van het auditteam bepaald evenals de norm waartegen getoetst zal worden. Tot slot wordt het toepassingsgebied (ofwel de scope) vastgesteld.

Deze omschrijving van de activiteiten waarop het onderzoek betrekking heeft wordt op uw certificaat vermeld.

3. Beoordelen van het milieuhandboek

Nadat het werkplan is opgesteld wordt het milieuhandboek beoordeeld. Aan de hand van de normparagrafen wordt bekeken of hetgeen is vastgelegd in uw handboek voldoet aan de eisen van de norm.

De milieucoördinator kan de auditor wegwijs maken in uw beschreven systeem.

4. Beoordelen van de processen en de milieuborging.

Aan de hand van het werkplan worden in één of meerdere dagen de processen beoordeeld. Hierbij wordt bepaald of hetgeen is beschreven ook is geïmplementeerd. Dit gebeurt door middel van audits :

• een interview met een medewerker, waarin het proces wordt omschreven;
• de toelichting op de werkplek, met voorbeelden;
• het checken van hetgeen is verteld en hetgeen gebeurt met dat wat is vastgelegd(procedures,werkinstructies);
• de beoordeling waarbij voor elk proces wordt bekeken welke punten van de norm van belang zijn voor de beheersing van dat proces. Deze beheersing dient te worden aangetoond.

Het is fijn als er tijdens het auditeren een begeleider, bijvoorbeeld uw milieucoördinator, aanwezig is.

5. Eindmeeting

Afsluitend worden de resultaten in een eindmeeting samengevat voor de directie, de kwaliteitsmanager en de milieucoördinator of het voltallige managementteam.

Dit kan leiden tot een nieuwe afspraak omdat vastgestelde tekortkomingen moeten worden hersteld of direct tot het voordragen voor certificatie.

6. Verificatie herstelde tekortkomingen

U kunt vastgestelde tekortkomingen binneneen half jaar herstellen. Bij de eindmeeting worden hierover afspraken gemaakt.

Afhankelijk van de aard van de geconstateerde tekortkomingen wordt een extra bezoek gebracht aan uw bedrijf, of zullen er documenten moeten worden toegezonden aan CEBEC.

7. Voordragen bij de certificatiemanager

Als er geen tekortkomingen zijn vastgesteld of als alle tekortkomingen binnen een half jaar zijn hersteld, wordt uw bedrijf voorgedragen voor certificatie.

CERTIFICATIEVERLENING

Bij een positieve beslissing van de certificatiemanager ontvangt u schriftelijk bericht over het feit dat uw milieuzorgsysteem gecertificeerd zal worden.

Daarbij is het certificatie-overeenkomst gevoegd, dat tussen uw bedrijf en CEBEC wordt afgesloten. In de overeenkomst zijn de voorwaarden van certificatie vastgelegd. Voorwaarde voor certificatie is een positief verloop van het certificatie-onderzoek en een ondertekende certificatie-overeenkomst.

INSTANDHOUDING VAN HET CERTIFICAAT

Follow-up audits maken deel uit van de instandhouding van uw certificaat. Normaliter elk jaar twee. Ze hebben een vast programma.

Eventuele organisatorische wijzigingen worden doorgesproken, net als aanpassingen in uw milieuzorgsysteem (handboek, procedures, werkinstructies). De borgingsaspecten worden beoordeeld, zoals bij het certificatie-onderzoek (milieurapportage, klachtenbehandeling).

En natuurlijk wordt teruggekomen op afspraken die zijn gemaakt. Als u publiceert over certificatie wordt gekeken of u daarbij de voorwaarden in acht neemt. Daarnaast maakt het proces van continue verbetering deel uit van CEBEC follow-up audits omdat de al eerder beschreven borgingsaspecten van uw milieuzorgsysteem de input vormen voor continue verbetering van uw bedrijfsprocessen. Ook de beoordeling van tenminste één (deel)proces, net als bij het certificatie-onderzoek, zit in het programma.

Door middel van verlengingsonderzoeken wordt elke drie jaar opnieuw een certificaat verstrekt.

Verlengingsaudits hebben dezelfde opbouw als een follow-up audit. De historie speelt echter ook een rol. Als de organisatie veel wijzigingen heeft ondergaan kan het zijn dat een nieuw werkplan moet worden opgesteld.

Ook is het nakomen van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld het herstellen van afspraken, van invloed. Want dan zullen meer proces-beoordelingen moeten plaatsvinden om met hernieuwde overtuiging het CEBEC-certificaat te kunnen verstrekken.

AANTOONBAAR GECERTIFICEERD

Gecertificeerd. U heeft aangetoond te voldoen aan de eisen van de norm. Met het CEBEC-certificaat geeft u aan dat er geen tekortkomingen zijn en dat maken wij aantoonbaar door rapportage.

Tijdens het auditeren worden afwijkingen vastgesteld in "Feitenrapporten". Naderhand worden de resultaten van elke onderzoeksdag in aparte rapporten vastgelegd. Daarin is opgenomen welke processen zijn beoordeeld, welke aspecten zijn beoordeeld en wat de bevindingen zijn. Met daarin niet alleen de afwijkingen maar ook de als goed beoordeelde activiteiten. Zogenoemde positieve rapportage, door het effect ervan bij uw medewerkers en de informatie voor het management.

Verkorte rapportage is als optie mogelijk. Positieve resultaten worden dan niet vermeld.

HOE VRAAGT U EEN CERTIFICATIE-ONDERZOEK AAN ?

Met ons aanvraagformulier. U krijgt van ons een prijsindicatie en na uw schriftelijke opdracht wordt in overleg de datum van uitvoering vastgesteld.

Beoordeling kan integraal plaatsvinden met een al beschikbaar kwaliteitsborgingsysteem.

HEEFT U NOG VRAGEN ?

 

CEBEC   Fr. Van Kalkenlaan 9A, bus 1 B-1070 Brussel Tel. : +32 2 556 00 20 Fax : +32 2 556 00 36